Relacionar documentación con procesos de almacenamiento 13

orden de trabajo

Una orden de trabajo es un documento donde se detallan por escrito las instrucciones para realizar algún tipo de trabajo o encargo. Se trata de una herramienta básica en multitud de negocios como talleres mecánicos, imprentas, carpinterías, laboratorios fotográficos,…

  • ORDEN DE TRABAJO sus partes son, Nombre de la empresa, nº de orden, fecha Las referencias y códigos de la orden.
- Área de la orden para mano de obra.
- Área de la orden para materiales.
- Área de la orden para firmas y autorizaciones.
-Indicación de las secciones o departamentos por las que ha de pasar. Incidencias detectadas y medidas que se han aplicado.

Albaran

El albarán, es un documento mercantil de entrega, es decir, un documento que justifica la entrega de un pedido.

Un albarán no es una factura y aunque tenga un aspecto y un contenido parecidos, no lo sustituye.

Es cierto que cuando se trata de entregas continuas, puedes reunir varios albaranes y al final emitir una factura que recoja el conjunto de las transacciones. Pero un vez más: ninguno de esos albaranes, ni el conjunto, sustituye el valor comercial y fiscal de la factura.

¿Para qué sirve el albarán?

Por lo general, el albarán se entrega con copia al comprador para que lo firme y justifique así su entrega. Su función, por tanto, es la de probar la entrega del producto.

El comprador se queda con el original y la copia firmada va para el vendedor. Es importante que así sea, porque una vez el vendedor la haya recibido, podrá emitir la correspondiente factura.

Pero el albarán no sólo es importante para el comprador y el vendedor, sino también para la empresa transportista. Para ésta el albarán firmado es una garantía de que el producto se ha entregado en buen estado.

CONTENIDO MÍNIMO DEL ALBARAN

 

  • Lugar y fecha de emisión del albarán
  • Código o número del documento
  • Datos identificativos del comprador y del vendedor
  • Domicilio del comprador y vendedor
  • Lugar y fecha de entrega
  • Firma y sello del receptor de la mercancía
  • Cantidad y descripción de los productos.

nota-entrega

Las notas de entrega son documentos mercantiles similares a los albaranes que sirven para acreditar la entrega de un pedido, ya sea de un producto o de la prestación de un servicio. Generalmente, se envían al comprador, el cual debe firmarla para dar prueba de la recepción del pedido y quedarse con el original por si se produjera alguna reclamación más adelante. La copia de la nota de entrega se la debe devolver al mensajero o al transportista. Otra de las copias pertenecerá al vendedor.

  • Número de registro: es la cifra de identificación para cada albarán.
  • Fecha de entrega: esta fecha deberá incluir el día, el mes y el año en que se ha producido la entrega del producto o del servicio contratado.
  • Datos del cliente: en la nota de entrega deberá constar el nombre y los apellidos del comprador, su NIF o número de identificación nacional y domicilio actualizado.
  • Información del producto/servicio: es el campo más importante de las notas de entrega. En él se debe especificar el nombre del producto o del servicio prestado, así como una serie de datos que detallamos a continuación:
    • Cantidad
    • Concepto-referencia (breve explicación del producto o del servicio)
    • Precio
    • Importe total
  • Firma del comprador: el cliente firmará la nota de entrega al recibir su pedido.
  • Observaciones: este campo se reserva para especificar otro tipo de información relacionada con el producto o el servicio del que se hace entrega, por ejemplo, una queja del cliente o una mención sobre el estado del producto.

Paching list

Documento de transporte  que acompaña a la factura en el transporte de mercancías. Se especifican los datos sobre el embalaje y envases de las partidas, pesos y dimensiones.
Debe contener:
  • Indicación de la factura a la que corresponde.
  • Fecha, nombre y razón social del vendedor y comprador.
  • Cantidad, denominación precisa y tipo de embalaje de la mercancía, con identificación de marcas.
  • Numeración del tipo de embalaje y el contenido de cada uno de ellos.
  • Peso bruto y neto y/o cubicación
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